1. Co to outsourcing IT?
Outsourcing IT to nic innego, jak powierzenie obsługi informatycznej wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym, dla których coraz częściej jest to podstawowy rodzaj działalności. Korzystanie ze wsparcia takiego partnera może mieć oczywiście bardzo elastyczną formę: marki przekazują takim firmom do obsługi pełne kompetencje lub jedynie najważniejsze obszary IT, następnie stopniowo je rozszerzając.
Dlatego też zakres outsourcingu IT może być bardzo indywidualny. Mogą to być m.in.:
- administrowanie siecią i serwerami,
- budowa i stała obsługa infrastruktury sprzętowej w firmie,
- programowanie,
- tworzenie stron i aplikacji oraz ich testowanie,
- aktualizacja oprogramowania,
- kierowanie projektami,
- usuwanie awarii sprzętu i oprogramowania (oraz działania prewencyjne),
- helpdesk (bieżąca pomoc użytkownikom),
- archiwizacja danych,
- konsultacje i doradztwo IT.
Dlaczego firmy decydują się na outsourcing usług informatycznych? Jak wynika z raportu KMPG „Zupełnie nowy świat outsourcingu IT”, wśród najważniejszych czynników wymieniane są: redukcja kosztów (26 proc.), poprawa jakości (21 proc.), dostęp do szerokich umiejętności (19 proc.), elastyczność finansowa oraz możliwość korzystania z najnowszych rozwiązań (po 11 proc.).
Możliwości outsourcingu IT cały czas jednak się rozwijają. Jak zauważa „Gazeta Finansowa”, jeszcze na początku wieku outsourcing informatyczny w naszym kraju opierał się głównie na tzw. team augmentation, a więc na dostarczaniu klientowi wykwalifikowanej kadry. Mówiąc inaczej, firmy z branży często były po prostu pośrednikami w znajdowaniu pracowników i podsuwaniu ich klientom. Obecnie to wciąż ważny element oferty, ale...
„coraz częściej współpraca z partnerami opiera się nie tylko na dopasowaniu specjalisty do projektu, lecz przede wszystkim na odpowiedzeniu na konkretną potrzebę biznesową. Na podstawie know-how z obszaru IT firma jest w stanie wskazać i opracować najlepsze i najbardziej efektywne rozwiązanie produktowe. Model ten nazywany jest managed services. To coś, czego obecnie oczekują klienci zainteresowani outsourcingiem IT”.
2. Jakie są zalety outsourcingu IT?
Outsourcing to oczywiście wady i zalety. Wśród tych pierwszych najczęściej wymienia się teoretycznie łatwiejszą kontrolę nad własnymi pracownikami oraz jednak udostępnianie często poufnych danych firmie zewnętrznej (dlatego trzeba wybrać sprawdzonego partnera).
Mimo to plusy zdecydowanie górują nad minusami. Można wyszczególnić cztery podstawowe korzyści, jakie niesie ze sobą outsourcing IT:
Obniżenie kosztów – nawiązanie współpracy z firmą zewnętrzną sprawia, że nie musisz utrzymywać własnego działu IT. A chyba nie trzeba tłumaczyć, jak znaczące są to pieniądze, szczególnie, że na rynku brakuje informatyków. Zamiast więc opłacać kilka etatów, wystawiasz fakturę. I masz dostęp do – przynajmniej w teorii – wyspecjalizowanej kadry.
Szybka reakcja na incydenty – wyobraź sobie, że prowadzisz dużą firmę spedycyjną i pewnego dnia dochodzi od awarii systemu obsługującego dziesiątki klientów. Niestety, dział IT od kilku dni działa w okrojonym składzie, bo dwóch z trzech pracowników choruje i jest na zwolnieniu. Zanim źródło awarii zostanie namierzone, a błąd naprawiony, minie trochę czasu, a Ty dostaniesz po kieszeni. Współpracując z firmą zewnętrzną nie musisz się o to martwić, bo płacisz jej za pełną dyspozycyjność. Mało tego, niektórzy zastrzegają nawet w umowach, jaki powinien być czas reakcji firmy na usterki.
Stały monitoring – powyższy punkt ściśle wiąże się więc ze stałym monitorowaniem oprogramowania i infrastruktury IT. Dzięki specjalnym narzędziom, firma będzie kontrolować Twoje zasoby przez 24 godziny na dobę. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrywanie błędów, skrócenie przestojów w działaniu przedsiębiorstwa (a więc zmniejszenie strat finansowych), a także generowanie raportów dotyczących awaryjności poszczególnych obszarów IT, co pozwala tworzyć na ich podstawie odpowiednie procedury bezpieczeństwa.
Zyskujesz czas – odpowiednia dbałość o działkę IT jest oczywiście bardzo ważna, ale z punktu widzenia rozwoju biznesu nie najważniejsza. Korzystając z outsourcingu nie zawracasz sobie tym głowy i możesz skupić się na celach strategicznych firmy.
3. Jak my to robimy?
Outsourcing nie zawsze jednak polega na klasycznym wynajęciu firmy do obsługi informatycznej. Takie usługi bardzo często są kontynuacją współpracy z agencją, która odpowiadała za stworzenie i wdrożenie danego projektu, bo umowa uwzględniała również późniejszą administrację.
Jako agencja Bloomnet stosujemy taki model w wielu naszych realizacjach. Przykładem może być chociażby rolno-spożywczy Rynek Bronisze, który obsługuje region warszawski, a w jego halach swoje produkty sprzedaje ok. 350 handlowców.
- Nasza współpraca rozpoczęła się od wykonanego audytu bezpieczeństwa informacji. Następnie zostaliśmy poproszeni o wdrożenie zaleceń oraz rozbudowę dedykowanego systemu zarządzania. Od tego czasu współpraca rozwija się na wielu płaszczyznach – mówi Łukasz Dudko, założyciel agencji Bloomnet.
Jak podkreśla Dudko, jedną z istotniejszych kwestii związanych z outsourcingiem IT jest wzajemne zaufanie:
- Aby klient mógł w pełni kontrolować działania firmy zewnętrznej, musiałby posiadać w swoim zespole menadżera z dużym technicznym doświadczeniem, tzw. CTO. Naturalnie większość firm na takie stanowisko nie może sobie pozwolić, dlatego muszą upewnić się, że agencja nie tylko wykona proste zadania, ale również zada sobie trud, zrozumie specyfikę biznesu swojego klienta i doradzi najlepsze rozwiązania. Z doświadczenia wiemy, że polski klient zwykle ma ograniczone zaufanie oraz nadmiernie chce kontrolować pracę podwykonawców, mimo że nie posiada wystarczających kompetencji. W tej kwestii rynek zachodni jest bardziej dojrzały, przez co agencja ma większą swobodę działania i wpływ na finalny produkt jaki powstanie. A to naturalnie przekłada się na jakość.
4. Jaki model rozliczenia?
Jak już wspominaliśmy, zasady współpracy z zewnętrzną firmą informatyczną to zawsze bardzo indywidualna kwestia. Każdy projekt ma inne potrzeby, a to przekłada się na cenę outsourcingu IT oraz model rozliczenia usług. W przypadku zasad wyceny, najczęściej praktykowane są jednak dwie drogi:
Time & Material – mówiąc w skrócie, jest to rozliczenie usługi na podstawie wykazu przepracowanych godzin, oczywiście w oparciu o wcześniej już uzgodnione stawki. Plusem takiego rozwiązania jest to, że płaci się za faktycznie wykonaną pracę i uzyskuje się możliwie najniższą cenę, minusem zaś to, że są to działania punktowe, a więc nie obejmuje to np. stałego monitoringu infrastruktury IT. Ten sposób rozliczania jest popularny szczególnie w przypadku dopiero rozwijających się projektów, które zmieniają się wraz z potrzebami biznesowymi klienta.
Fixed price – znacznie mniej elastyczny model, w którym już na etapie negocjacji ustala się stałą cenę za outsourcing wraz z dokładnym harmonogramem prac. Jest to więc opłata abonamentowa za stałą obsługę. Kiedy warto wybrać ten sposób rozliczenia? Chociażby przy projektach ograniczonych czasowo i finansowo.
***
Projektowanie oraz obsługa systemów online to jedna z pozycji w ofercie agencji Bloomnet.
Źródła:własne